Behalten Sie Ihre (Mandanten-)Unterlagen im Blick

Sie müssen die Mandantendaten nicht nur zu Mandatsbeginn korrekt aufnehmen, sondern auch im Laufe des Verfahrens stets aktuell halten: Das betrifft sowohl laufende Verfahren als auch künftige Mandate. Gleiches gilt für die übrigen Beteiligten: Eine regelmäßige Aktualisierung dieser Daten verhindert Kommunikationsfehler, minimiert das Risiko von Verfahrensverzögerungen und trägt zu einer hohen Servicequalität bei.

Hierzu zählen alle grundlegenden Informationen wie Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adressen. Kündigt z. B. die Partei oder ein Beteiligter einen Umzug oder möglicherweise eine Heirat an und die korrekten Daten bzw. der Zeitpunkt sind noch nicht bekannt, fragen Sie frühzeitig nach. Legen Sie die Akte entsprechend auf Wiedervorlage, damit die Änderungen rechtzeitig eingepflegt werden können.

Mandanten- und Korrespondenzstammdaten sind nicht alles: Sie arbeiten auch mit einer Vielzahl von Dokumenten, die die Beziehung zwischen Kanzlei und Mandant definieren. Hierzu gehören Mandatsbedingungen, Vergütungsvereinbarungen, Widerrufsformulare, Vollmachten, vielleicht Haftungsausschlüsse oder -beschränkungen und andere vorbereitete, als Textbaustein hinterlegte Dokumente.

Neue gesetzliche Regelungen können Einfluss auf die Wirksamkeit Ihrer Formulare haben. Schon in Ihrem Interesse müssen Sie Ihre Formulare inhaltlich vollständig und zutreffend halten. So kann z. B. eine lückenhafte oder veraltete Vollmacht die Durchsetzung Ihrer Mandatsinteressen gefährden. Eine veraltete Vorlage für Vergütungsvereinbarungen (z. B. in Bezug auf eine Zeittaktklausel oder eine Bürokostenpauschale) kann zur Unwirksamkeit führen und Sie auf die gesetzlichen Gebühren zurückwerfen. Veraltete Mandatsbedingungen können problematisch sein, wenn Sie Mandate online annehmen oder digitale Kommunikationswege nutzen und auf sie verweisen.

Es ist wichtig, die Widerrufsbelehrungen und das Widerrufsformular regelmäßig zu überprüfen und anzupassen – sofern Mandate mit Verbrauchern abgeschlossen werden, insbesondere über Fernkommunikationsmittel wie E-Mail, Telefon oder Online-Kontaktformulare. Das gilt auch, wenn Sie den Vertrag nicht in Ihrem Büro, sondern z. B. bei dem Mandanten zu Hause oder in der JVA – außerhalb von Geschäftsräumen – abschließen. Wird eine fehlerhafte oder veraltete Widerrufsbelehrung verwendet, beginnt die Widerrufsfrist unter Umständen gar nicht zu laufen, sodass der Mandant noch Wochen später vom Vertrag zurücktreten kann.

Die digitale Kommunikation ist bei der Kontaktaufnahme und als Korrespondenz per E-Mail nicht mehr wegzudenken. Doch gerade bei sensiblen oder personenbezogenen Daten genügt der status quo nicht. Sie benötigen eine ausdrückliche und dokumentierte Einwilligung Ihrer Mandanten, wenn Sie E-Mails unverschlüsselt versenden wollen. Diese Einwilligung sollten Sie frühzeitig – idealerweise bei Mandatsbeginn – einholen und eindeutig formulieren. Empfehlenswert ist eine schriftliche Erklärung, die Sie in Ihre Mandatsaufnahmeformulare oder Mandatsbedingungen integrieren. Nutzen Sie z. B. neue Mandantenportale, Messenger-Dienste oder Videochat-Systeme? Achten Sie darauf, die Einwilligung bei Änderungen der Kommunikationswege oder technischer Infrastruktur zu aktualisieren.

Haftungsbeschränkungen machen das unternehmerische Risiko kalkulierbar – insbesondere bei komplexen oder wirtschaftlich bedeutsamen Mandaten. Verlassen Sie sich nicht auf Standardformulierungen, die zum Teil seit Jahren unverändert im Einsatz sind. Nur wirksam in den Vertrag einbezogene und rechtlich zulässige Haftungsbegrenzungen entfalten im Ernstfall die gewünschte Schutzwirkung.

Sie sind berufsrechtlich verpflichtet, mit den sensiblen Daten Ihrer Mandanten besonders sorgsam umzugehen. Die Datenschutzerklärung Ihrer Kanzlei ist nicht nur „Pflichttext für Ihre Website“: Mandanten, die Ihnen persönliche und hochsensible Informationen anvertrauen, wollen wissen: Was geschieht mit meinen Daten? Eine verständlich formulierte und aktuelle Datenschutzerklärung signalisiert Seriosität und schafft Vertrauen – ein nicht zu unterschätzender Faktor in der Mandatsbeziehung.

Sie nutzen mittlerweile Analyse-Tools oder Tracking-Dienste? Beschreiben Sie diese konkret in der Datenschutzerklärung. Nutzen Sie Online-Terminbuchung, Video-Beratung, Mandatsaufnahme per Webformular oder cloudbasierte Software? Auch diese Dienste müssen Sie ausdrücklich benennen, die Rechtsgrundlage angeben und die Betroffenenrechte erläutern.

Prüfen Sie auch die Nennung des Verantwortlichen, der Aufsichtsbehörde sowie Informationen über die Rechte der Betroffenen rund um den Datenschutz. Gab es hier Änderungen oder einen Zuständigkeitswechsel?

Auch wenn Sie sich nicht primär mit Geldwäscheprävention identifizieren – bestimmte anwaltliche Tätigkeiten bringen Sie automatisch in den Anwendungsbereich des Geldwäschegesetzes (GwG). Hierzu zählen etwa die Mitwirkung bei Immobilientransaktionen, die Beratung bei Unternehmensgründungen, die Verwaltung von Vermögen oder der Einsatz von Sammelanderkonten. Prüfen Sie regelmäßig, ob Sie „Verpflichteter“ im Sinne des GwG sind und ob Sie die entsprechenden Pflichten auch tatsächlich umsetzen.

Hierzu gehört die regelmäßige Aktualisierung Ihrer Risikoanalyse. Sie bildet die Grundlage für alle weiteren internen Sicherungsmaßnahmen und muss dokumentiert, plausibel und auf Ihre Kanzlei zugeschnitten sein. Achten Sie auch darauf, dass Identifizierungsunterlagen wie Ausweiskopien oder Handelsregisterauszüge Ihrer Mandanten aktuell sind. Dies gilt insbesondere bei wiederholter Mandatierung oder Änderungen im Gesellschafterkreis juristischer Personen. Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen die wirtschaftlich Berechtigten. Die Kammer kann Sie innerhalb einer kurzen Frist im Rahmen des Vollzugs des Geldwäschegesetzes auffordern, entsprechende Auskünfte zu erteilen.

Passen Sie den Briefkopf Ihrer Kanzlei bei Bedarf sofort an: Ist jemand, der im Briefkopf angegeben ist, nicht mehr in der Kanzlei beschäftigt? Haben sich Kommunikationsdaten oder die Bankverbindung Ihrer Kanzlei geändert?