Mandanten regelmäßig auf nur einer Seite über wichtige Entwicklungen im Betrieb informieren

Der Vorteil eines Bericht-Einseiters liegt darin, dass er die wichtigsten Informationen auf einen Blick bereitstellt. Unternehmer müssen nicht mehrere Quellen durchsehen und Daten umständlich zusammenstellen. Das ist nur bei Unklarheiten (etwa beim Umsatz oder den Kosten) notwendig. Zwar gibt es am Markt inzwischen einschlägige Tools, die einen Bericht-Einseiter erstellen können, doch die Kosten und der Zeitaufwand für die Installation sind i. d. R. hoch. Zudem muss häufig in die Organisation eines Unternehmens eingegriffen werden. In der Praxis dominiert daher immer noch Excel, da sich Arbeitshilfen hier leicht erstellen und verwalten lassen. Erfahrungen aus der Praxis zeigen immer wieder, dass Unternehmer vor allem Informationen zu den folgenden Punkten benötigen bzw. haben möchten:

Wenn möglich, soll auch dargestellt werden, wie sich die Zahlen im Vergleich zum letzten und ggf. zum vorletzten Jahr entwickelt haben. Darüber hinaus sind häufig Informationen zur Entwicklung der Kundenzahl, der Mitarbeiterzufriedenheit, der Produktqualität oder – je nach Branche – des Umsatzes mit Neuprodukten wichtig. Allerdings ist es hier i. d. R. so, dass weitere Datenquellen ausgewertet werden müssen, was in jedem Fall Mehrarbeit bedeutet.

Mit einem Bericht-Einseiter lassen sich zentrale Informationsanforderungen und -wünsche vergleichsweise einfach erfüllen. Er sollte monatlich mit kumulierten Werten erstellt werden, um auch unterjährig erkennen zu können, wie sich die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens entwickelt und ob Verbesserungen notwendig sind.

Beachten Sie — Die Daten und Zahlen in der Excel-Arbeitshilfe (Abruf-Nr. 50600490) sind rein fiktiv und spiegeln nicht die tatsächliche Leistung eines Unternehmens wider. Sie dienen lediglich dazu, die Anwendung zu veranschaulichen. Die Anwendung enthält keine Verknüpfungen zu anderen Anwendungen. Daher müssen alle Einträge manuell vorgenommen werden. In der Praxis macht sich dieser Mehraufwand jedoch fast immer bezahlt, da man sich bereits im Vorfeld mit den einzelnen Größen befasst, diese auf Plausibilität prüft und sich frühzeitig die Frage stellen kann, was zu einer bestimmten Ausprägung – positiv oder negativ – geführt hat. Dabei können gleichzeitig bereits mögliche Verbesserungen in Betracht gezogen werden.

Die Gliederung des Einseiters orientiert sich an der klassischen BWA, jedoch sind zahlreiche Positionen zusammengefasst, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Im oberen Bereich werden allgemeine Daten eingetragen, z. B. zu den Darstellungszeiträumen. Bei der Gesamtleistung können sowohl Umsätze als auch Bestandsveränderungen oder aktivierte Eigenleistungen eingegeben werden. Bei Unternehmen, die nur Umsatzerlöse ausweisen, können die beiden letzten Positionen durch einen Klick auf das „–“ ausgeblendet werden. Bei den variablen Kosten können Materialkosten, Fertigungslöhne, auftragsbezogene Fremdleistungen und sonstige variable Kosten eingegeben werden. So erhält man einen genaueren Rohertrag, der ausreichen muss, um die restlichen Kosten zu decken und den gewünschten Gewinn zu erzielen. Wenn der Ausweis von Löhnen, Fremdleistungen und sonstigen variablen Kosten nicht gewünscht oder möglich ist, können diese Positionen hier ausgeblendet werden. Bei den Gesamtkosten werden nur die Personalkosten, die Abschreibungen und die sonstigen Kosten ausgewiesen. Die Personalkosten werden ausgewiesen, da sie i. d. R. die größte Position darstellen, die Abschreibungen, da sie für die spätere Berechnung des Cashflows benötigt werden. Alle anderen Kosten werden unter „sonstige Kosten“ zusammengefasst.

Beachten Sie — Werden bei den variablen Kosten Fremdleistungen usw. ausgewiesen, müssen diese von den Gesamtkosten abgezogen werden. Andernfalls sind sie unter den sonstigen Kosten zu erfassen.

Die Differenz zwischen Gesamtleistung und Kosten ergibt das Betriebsergebnis bzw. das EBIT (Earnings Before Interest and Taxes, Ergebnis vor Zinsen und Steuern). Von diesem werden noch das Zinsergebnis und ggf. das neutrale Ergebnis sowie die Einkommensteuern abgezogen und es verbleibt das Ergebnis nach Steuern. Gezahlte Zinsen und negative neutrale Werte müssen mit negativem Vorzeichen eingegeben werden. Unterjährig ist das Ergebnis i. d. R. vorläufig, da am Jahresende meist noch Korrekturbuchungen erforderlich sind, z. B. für Anpassungen der Bestände oder des Anlagevermögens, aber auch zur Korrektur von Buchungsfehlern. Erhöht man das Ergebnis nach Steuern noch um die Abschreibungen, so erhält man den Cashflow im engeren Sinn, also den Finanzmittelzufluss aus dem laufenden Geschäft. Die Abschreibungen werden wieder aufgeschlagen, da sie nicht zahlungsrelevant sind.

In der Spalte „Hebel“ finden sich Zusatzinformationen, die für Unternehmer von Interesse sind. So beträgt der Hebel im Jahr 2025 bei den variablen Kosten beispielsweise 3,24. Das bedeutet, dass mit einem EUR variabler Kosten ein Umsatz von 3,24 EUR erzielt werden kann. Bei den Personalkosten liegt der Hebel bei 2,71, d. h., mit einem EUR Personalausgaben kann ein Umsatz von gut 2,70 EUR erzielt werden. Je höher die Hebel sind, desto wirtschaftlicher arbeitet ein Unternehmen.

Nach dem Cashflow kann noch die Auszahlungsabdeckung berechnet werden. Diese zeigt, inwieweit sich noch nicht berücksichtigte Geschäftsfälle wie geplante oder bereits durchgeführte Investitionen, Tilgungen oder Entnahmen aus dem laufenden Geschäft bezahlen lassen. Auch Steuernachzahlungen oder die Zahllast können hier erfasst werden. Es müssen nur eventuelle Kassenbestände zzgl. eines eventuell vorhandenen freien Kontokorrents sowie die Höhe der Zahlungspositionen eingegeben werden. Der Cashflow wird automatisch aus dem oberen Teil der Arbeitshilfe übernommen. Ein Differenzbetrag zeigt entweder einen Überschuss oder eine Finanzierungslücke. Letztere verdeutlicht, wie viele Mittel fehlen, um alle Auszahlungen begleichen zu können. Vereinfacht ausgedrückt zeigt eine Lücke, wie viele neue Kredite aufgenommen werden müssen, wenn es keine anderen Möglichkeiten gibt, an frisches Geld zu gelangen, oder keine Reduzierung der Auszahlungen möglich ist.

Am Ende der Arbeitshilfe besteht die Möglichkeit, bis zu fünf weitere Kennzahlen abzubilden, die sich nicht automatisch bzw. unmittelbar aus der BWA ableiten lassen. Im Beispiel sind das u. a. der Kundenindex und die Wiederkaufrate. Welche Kennzahlen hier stehen sollen, hängt z. B. von den Anforderungen im Betrieb und in der Branche ab. Für die Erstellung dieser Kennzahlen müssen i. d. R. zusätzliche Erhebungen vorgenommen werden, was zu einem deutlichen Mehraufwand führt. In der Praxis hat es sich bewährt, sich in einem ersten Schritt „nur“ auf den finanziellen Teil zu fokussieren und diesen später, wenn der Unternehmer den Nutzen erkannt hat, entsprechend auszubauen. Daher kann der Teil mit diesen Kennzahlen ausgeblendet werden.

Der Einseiter bietet zudem die Möglichkeit, Werte für das Vorjahr und das Jahr davor einzugeben. So lassen sich Trends und Entwicklungen leichter erkennen. Wenn kein Dreijahresvergleich gewünscht ist, kann das zweite Vergleichsjahr ausgeblendet werden.

In der Arbeitshilfe gibt es ein zweites Tabellenblatt (ohne Abb.), in dem sich zu jedem Punkt Stichworte zur Entwicklung festhalten lassen. Die Positionen werden automatisch aus dem Einseiter übernommen, da beide Tabellenblätter identisch aufgebaut sind.

Es empfiehlt sich grundsätzlich, wichtige Punkte zur Entwicklung einzelner Positionen schriftlich festzuhalten:

Gerade bei der Beantwortung der letzten Frage können Steuerberater ihren Mandanten zeigen, dass sie sie auch bei betriebswirtschaftlichen Fragestellungen unterstützen können. Damit verfügen sie auch über gute Argumente, um sich diese Leistungen zusätzlich honorieren zu lassen. Wenn es „nur“ um eine etwas andere Aufbereitung der Zahlen ginge, würden sich Steuerberater schnell in einer Diskussion mit ihren Mandanten wiederfinden, in der sie sich für zusätzliche Entgelte rechtfertigen müssten. Schließlich erhalten Steuerberater ja bereits ein ausreichendes Honorar für die Zahlendarstellungen – so die Meinung vieler Mandanten.