Ermittlung von Stundensätzen einer Zahnarztpraxis und deren Aussagekraft

Die Kalkulation von Honoraren für zahnärztliche Leistungen liegt zu weiten Teilen nicht in der Hand der Betroffenen, weil Krankenkassen als der „natürliche Gegenspieler“ der Leistungserbringer und die (Sozial-)Politik beim Verfassen der einschlägigen Gebührenordnungen ein gewichtiges Wort mitzureden haben. Aber gerade weil die Zahnärzte nicht in der Lage sind, die Honorare für ihre Leistungen (komplett) selbst zu bestimmen, ist es wichtig, über die Kosten- und Erlössituation der Praxis informiert zu sein. Der beste Vergleichsmaßstab ist eine Gegenüberstellung der in der Praxis erwirtschafteten zeitbezogenen Erlöse sowie der anfallenden Kosten.

Ziel dieser Ausarbeitung ist es daher, zu zeigen, wie Stundensätze ermittelt werden können, welche Stundensätze relevant sind und anschließend zu hinterfragen, ob aus Sicht der Verfasser die derzeit in der Diskussion stehenden Stundensätze der Praxisrealität gerecht werden.

Grundlage für die Ermittlung eines jeden Stundensatzes ist die Anzahl der für die Behandlung tatsächlich aufgewendeten Arbeitsstunden. Zeiten für Urlaub, Krankheit oder andere Ausfallzeiten zählen naturgemäß nicht als Behandlungszeit. Sofern der Behandler für zahnärztliche Arbeiten zur Verfügung steht, aber mangels Patienten (z. B. Leerzeiten, Patient sagt ab oder erscheint nicht zur Behandlung) keine Behandlungen durchführen kann, gelten diese Zeiten als Behandlungszeiten. Sonstige Tätigkeiten für die Praxis (z. B. Fortbildung, Gutachten schreiben, Buchhaltung, Einkäufe usw.) sind getrennt zu erfassen.

Wünschenswert ist es, abzuschätzen, wie sich die Behandlungszeit auf die Erbringung von Privatleistungen und Kassenleistungen aufteilt, da für diese beiden Segmente zwar ein (annähernd) gleicher Kostenstundensatz, nicht aber der gleiche Erlösstundensatz unterstellt werden kann. Bei dieser Betrachtung sind Privatleistungen, die für Kassenpatienten erbracht werden, und Privatleistungen, die für Privatpatienten erbracht werden, gemeinsam der Gruppe der Privatleistungen zuzuordnen.

Es empfiehlt sich, die Ermittlung der Behandlungszeit anhand des Bestellbuchs vorzunehmen und zu differenzieren nach

Wollte man die gesamte Arbeitszeit des Zahnarztes für die Praxis berücksichtigen, wären die hier erfassten „reinen Behandlungszeiten“ um die sonstigen Zeiten, die für die Praxis aufgewendet werden, zu ergänzen (laut KZBV-Jahrbuch 2020 (Tab. 5.27) durchschnittlich etwa 10,2 Stunden pro Woche!).

Zur Ermittlung der Betriebseinnahmen ist vorzugsweise die betriebswirtschaftliche Auswertung der Praxis heranzuziehen. Die Praxis-EDV ist hierfür nur bedingt geeignet, weil sie in der Regel das Leistungsgeschehen, nicht aber den Zahlungseingang abbildet. Sofern eine Praxis neu gegründet oder erst kürzlich übernommen worden ist und dadurch die Zahlungseingänge der KZV noch nicht den üblichen Rhythmus erreicht haben, kann es aber aussagekräftiger sein, auf die Leistungsdaten der Praxis-EDV zurückzugreifen. In der Regel können die nachfolgend aufgeführten Erlösgruppen unterschieden werden:

„Sonstige Einnahmen“, wie z. B. Erlöse aus dem Verkauf von Anlagegütern oder Zinseinnahmen, werden nicht berücksichtigt.

Soweit die Prophylaxeleistungen getrennt ausgewiesen werden sollen, können diese Daten wie nachfolgend dargestellt erfasst werden. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die Prophylaxeleistungen nicht doppelt (bei dem Behandler und bei der Prophylaxehelferin) erfasst werden.

Sofern in nennenswertem Umfang Umsätze aus einem Praxislabor erzielt werden, können diese wie folgt erfasst werden:

Fremdlaborkosten stellen einen sog. „durchlaufenden Posten“ dar, weil sie in gleicher Höhe auf der Kosten- und Erlösseite anfallen. Sie sind daher weder auf der Einnahmen- noch auf der Ausgabenseite zu berücksichtigen. Je nach Praxisstruktur kann es unter Umständen sinnvoll sein, die Position „Eigenlabor Behandler“ dem Zahnarzt und nicht dem Labor zuzurechnen.

Auch die Ermittlung der Betriebsausgaben sollte anhand der betriebswirtschaftlichen Auswertung erfolgen. Bestimmte Kostenblöcke (z. B. Abschreibungen) sind mithilfe des Steuerberaters zu schätzen, sofern keine aktuellen Daten vorliegen. Aus unserer Sicht hat sich die nachfolgend dargestellte Aufteilung der Kosten bewährt:

Sofern die Kosten der Prophylaxebehandlungen getrennt erfasst werden sollen, wird man sich in der Praxis auf die entsprechende Berücksichtigung der Material- und Personalkosten beschränken und ansonsten prozentuale Anteile („Zuschlagsätze“) unterstellen müssen, da eine weitergehende Erfassung sehr aufwendig ist. Steuerliche Gestaltungsmittel wie z. B. Ansparabschreibungen werden bei den Berechnungen des Stundensatzes nicht berücksichtigt.

Bei jedem der unten angeführten Stundensätze können der Honorarumsatz je Stunde, die Praxisausgaben je Stunde und der Praxisgewinn je Stunde ermittelt werden.

Unter Stundensätzen ohne Berücksichtigung kalkulatorischer Kosten (sog. „IST- Stundensätze“) versteht man einen im Rahmen der Praxistätigkeit tatsächlich erzielten Stundensatz. Es handelt sich hier um Stundensätze, die ausschließlich die Daten der betriebswirtschaftlichen Auswertungen beinhalten.

Eine Betrachtungsweise, welche ausschließlich die Einnahmen- und Ausgabenströme berücksichtigt (IST-Stundensätze), ergibt schnell ein unzutreffendes Bild von der Leistungsfähigkeit der Praxis, da sog. „kalkulatorische Größen“ nicht erfasst werden. Dies sind vor allem auf der Ausgabenseite:

Unter einem „SOLL-Stundensatz“ versteht man

Die Abweichung der IST-Stundensätze von den SOLL-Stundensätzen ermöglicht eine Beurteilung der Erlös- und Kostensituation der Praxis, bezogen auf die jeweils gewählte Bezugsgröße.

Anhand der „Statistischen Basisdaten zur vertragszahnärztlichen Versorgung“ (Ausgabe 2020, online unter ogy.de/hfxf) sollen die oben erwähnten Stundensätze für eine „Statistische Durchschnittspraxis“ für das Jahr 2018 ermittelt werden. Folgende Zahlen (Gesamtdeutschland, es stehen auch getrennte Zahlen für die sog. alten Bundesländer und die neuen Bundesländer zur Verfügung) werden unterstellt:

Bei einer unterstellten jährlichen Arbeitszeit von 45 Wochen (4 Wochen Urlaub, zwei Wochen Feiertage, eine Woche sonstige Ausfallzeiten für Krankheit, Fortbildung usw.) würde sich eine Jahresarbeitszeit von 1.476 Stunden ergeben.

Kürzt man den Umsatz um die Fremdlaborerlöse, ergibt sich ein Honorarumsatz in Höhe von 432.400 Euro. Hierbei ist unterstellt, dass keine Eigenlaborumsätze erzielt werden. Hieraus errechnet sich ein Honorarumsatz in Höhe von 292,95 Euro pro Stunde oder 4,88 Euro pro Minute.

Kürzt man die Kosten um die Fremdlaborkosten, ergeben sich Praxiskosten in Höhe von 263.700 Euro. Hierbei ist unterstellt, dass keine Eigenlaborkosten anfallen. Hieraus errechnet sich ein Kostenstundensatz in Höhe von 178,66 Euro oder ein Minutensatz von 2,98 Euro.

Der Praxisgewinn (vor Steuern) beträgt demzufolge 114,29 Euro pro Stunde bzw. 1,90 Euro pro Minute.

Sofern die Fremdlaborumsätze sowohl bei den Kosten als auch bei den Erlösen erfasst werden, ergibt sich ein Erlösstundensatz in Höhe von 352,64 Euro (5,88 Euro/Min.) und ein Kostenstundensatz in Höhe von 238,35 Euro (3,97 Euro/Min.). Der Gewinn pro Behandlungsstunde ist identisch mit dem o. g. Wert. Die Differenz von einem Cent entsteht durch Rundung der Zahlen.

Wichtig | Bei der vorstehenden Berechnung handelt es sich um eine „Mischkalkulation“, da nicht zwischen Behandlungszeiten für Kassenleistungen und Behandlungszeiten für Privatleistungen unterschieden wird. Und bei allen Gewinnangaben handelt es sich um Stundensätze vor Steuern!

In der folgenden Tabelle findet sich je eine Spalte für die Zahlen der KZBV-Statistik 2020 zu den sog. alten und neuen Bundesländern. In der rechten Spalte können Sie die Zahlen Ihrer Praxis eintragen. Die entsprechenden Werte lassen sich in einer Tabelle wie folgt zusammenfassen:

Wichtig | Es werden in der letzten Zeile der Tabelle nicht nur die Behandlungszeiten am Patienten berücksichtigt, sondern auch die Zeiten, die für die Praxisverwaltung und sonstige Tätigkeiten für die Praxis aufgewendet werden musste.

Unterstellt man bei Zahnarztpraxen einen Fixkostenanteil von 75 Prozent der Gesamtkosten (hier mag jeder seine Einschätzung nach den individuellen Praxisgegebenheiten vornehmen), kostet die dreiwöchige Einstellung des Praxisbetriebs in den alten Bundesländern etwa 14.000 Euro zzgl. Gewinnausfall, in den neuen sind es etwa 10.300 Euro zzgl. Gewinnausfall! Die Reisekosten dürften im Vergleich hierzu in der Regel deutlich geringer sein.

In der von der BZÄK in Auftrag gegebenen und jährlich aktualisierten Studie der Prognos AG für den Zeitraum 2018 bis 2020 wird von einem Sollumsatz in Höhe von 326,07 Euro pro Stunde ausgegangen. Im Zeitraum 2004 bis 2005 belief sich der Sollumsatz pro Stunde noch auf 202,80 Euro. Naturgemäß sind die gesetzlichen Krankenkassen mit diesen Berechnungen nicht einverstanden.

Die Höhe dieses Betrags ist abhängig von den gewählten Parametern und soll im Rahmen dieser Ausarbeitung nicht hinterfragt werden. Es ist aber darauf hinzuweisen, dass das bei der BZÄK veröffentlichte „Kalkulationsraster“ insofern missverständlich ist, als bei einem Stundensatz in Höhe von 326,07 Euro und einer „HOZ-Behandlungszeit“ von 1.244 Stunden ein HOZ-Sollumsatz in Höhe von 405.790 Euro unterstellt wird. Eine Kassenpraxis kann diese Behandlungszeit für Privatleistungen nicht erreichen, da sie der in der Studie unterstellten Jahresarbeitszeit entspricht. Um realistische Zahlen für Kassenpraxen zu ermitteln, sollte man also entweder zwischen einem Erlösstundensatz und Kostenstundensatz für Kassenpatienten bzw. für Privatpatienten unterscheiden oder für die Berechnungen mit einem Mischstundensatz kalkulieren.