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ArbeitgeberleistungenKostenersatz bei E-Dienstwagen der Mitarbeiter: So regeln Sie es arbeitsvertraglich
Stellen Sie Mitarbeitern einen E-Dienstwagen zur Verfügung und zahlen ihnen einen Zuschuss (z. B. für zu Hause geladenen Strom), gelten für die Steuerfreiheit des Zuschusses seit dem 01.01.2026 neue Regeln. ASR zeigt, wie Sie die neuen Regeln arbeitsvertraglich in Ihrem Autohaus umsetzen.
Hintergrund und Zielsetzung der steuerlichen Förderung
Der Gesetzgeber hat Anreize geschaffen, damit Unternehmen die Ladeinfrastruktur und Nutzung von Elektro- und Hybridelektrofahrzeugen ihrer Mitarbeiter unterstützen. Zu den begünstigten Leistungen gehören insbesondere:
- Kostenloses oder verbilligtes Aufladen von E- oder Hybridelektrofahrzeugen an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung von Ihnen als Arbeitgeber oder eines mit Ihnen verbundenen Unternehmens (§ 3 Nr. 46 EStG).Gesetz sieht verschiedene lohnsteuerliche Vergünstigungen vor
- Die zeitweise private Nutzung einer betrieblichen Ladevorrichtung (z. B. Wallbox), die Sie als Arbeitgeber dem Mitarbeiter zur Verfügung stellen (§ 3 Nr. 46 EStG).
- Zuschüsse für den Erwerb und die Nutzung privater Ladeinfrastruktur des Mitarbeiters (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 6 EStG).
- Die pauschale Lohnbesteuerung bei Übereignung von Ladevorrichtungen an den Mitarbeiter (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 6 EStG).
Voraussetzung ist stets, dass Sie die Leistungen zusätzlich erbringen und keine Gehaltsumwandlung vorliegt. Gerade dieser Punkt erfordert besondere Aufmerksamkeit in der arbeitsvertraglichen Gestaltung.
Lädt ein Mitarbeiter ein betriebliches Elektro- oder Hybrid-Elektrofahrzeug zu Hause, das Sie ihm als Dienstwagen zur Nutzung überlassen haben, können Sie die privaten Stromkosten im Wege des Auslagenersatzes steuer- und beitragsfrei erstatten (§ 3 Nr. 50 EStG). Dazu haben Sie ein Wahlrecht. Sie können die tatsächlichen Stromkosten ansetzen oder die Strompreispauschale (mehr dazu im BMF-Schreiben vom 11.11.2025, Az. IV C 5 – S 2334/00087/014/013, Abruf-Nr. 251124; ASR 1/2026, Seite 10 -> Abruf-Nr. 50649968).
Die praktische Umsetzung in Ihrem Autohaus
Für die reibungslose Umsetzung der lohnsteuerlichen Vergünstigungen in Ihrem Autohaus ist eine abgestimmte interne Struktur erforderlich.
Interne Richtlinien und Zusatz zum Arbeitsvertrag
Zur Abwicklung der Vorteile gehören klare Vorgaben zu Nachweisen, zur Handhabung der Strompreispauschale sowie zu Eigentums- und Nutzungsregelungen. Sie sollten alle relevanten Bestimmungen zur Elektromobilitätsförderung in einer klar formulierten Zusatzvereinbarung festhalten. Dies erleichtert Aktualisierungen und schafft Transparenz. Eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag könnte wie folgt aussehen.
Musterformulierung — Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag
Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag
zwischen ... (Name des Arbeitgebers) und ... (Name des Arbeitnehmers).
§ 1 Gegenstand der Vereinbarung
Der Arbeitgeber gewährt dem Arbeitnehmer folgende Leistungen im Zusammenhang mit der Nutzung von Elektro- oder Hybridelektrofahrzeugen:
- 1. Unentgeltliche oder verbilligte Überlassung von Ladestrom an betrieblichen Ladepunkten:
- Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer an betrieblichen Ladepunkten unentgeltlich oder verbilligt Ladestrom für Elektro- oder Hybridelektrofahrzeuge zur Verfügung.
- Der Arbeitnehmer verpflichtet sich, die Ladepunkte ausschließlich für eigene Fahrzeuge oder Fahrzeuge im Haushalt zu nutzen. Eine Weitergabe des Stroms an Dritte ist ausgeschlossen.
- 2. Zeitweise Überlassung einer betrieblichen Ladevorrichtung zur privaten Nutzung:
- Der Arbeitgeber überlässt dem Arbeitnehmer eine betriebliche Ladevorrichtung zeitweise zur privaten Nutzung. Die Ladevorrichtung verbleibt im Eigentum des Arbeitgebers.
- Der Arbeitnehmer verpflichtet sich, die Ladevorrichtung pfleglich zu behandeln und Schäden unverzüglich zu melden.
- Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist die Ladevorrichtung spätestens am letzten Arbeitstag zurückzugeben.
- 3. Übereignung einer Ladevorrichtung an den Arbeitnehmer:
- Der Arbeitgeber übereignet dem Arbeitnehmer zusätzlich zum Arbeitslohn eine Ladevorrichtung.
- Mit der Übereignung gehen sämtliche Nutzungs- und Instandhaltungspflichten auf den Arbeitnehmer über.
- 4. Zuschüsse zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Erwerb und Nutzung einer privaten Ladevorrichtung:
- Der Arbeitgeber gewährt dem Arbeitnehmer Zuschüsse für die Anschaffung und Nutzung einer privaten Ladevorrichtung. Die Zuschüsse dürfen nur für begünstigte Ladeeinrichtungen verwendet werden.
- Der Arbeitnehmer hat geeignete, prüfbare Nachweise über die tatsächlichen Anschaffungskosten einzureichen.
- 5. Auslagenersatz zur Erstattung privater Stromkosten für Dienstwagen: Lädt der Arbeitnehmer den Dienstwagen am privaten Stromanschluss, erstattet der Arbeitgeber die privaten Stromkosten als Auslagenersatz steuer- und beitragsfrei gemäß § 3 Nr. 50 EStG in der jeweils geltenden Fassung sowie nach Maßgabe des BMF-Schreibens vom 11.11.2025 (Az. IV C 5 – S 2334/00087/014/013).
- Der Arbeitnehmer wählt zu Beginn jedes Kalenderjahres, ob die Erstattung
- a) nach den tatsächlichen Stromkosten oder
- b) nach der jeweils geltenden Strompreispauschale gemäß dem genannten BMF-Schreiben erfolgt.
- Die Wahl ist dem Arbeitgeber bis zum 15.01. schriftlich/elektronisch mitzuteilen und gilt für das gesamte Kalenderjahr. Erfolgt keine Mitteilung, gilt folgende Regelung: ... (tatsächliche Kosten/Strompreispauschale).
- Erstattung nach tatsächlichen Kosten: Erstattet werden die nachweislich auf das Laden des Dienstwagens entfallenden Stromkosten am privaten Anschluss. Nachweise: separater Zähler (z. B. Wallbox mit geeichtem/geeignetem Zählwerk) oder Ladeprotokolle der Wallbox/des Fahrzeugs in Verbindung mit der Stromrechnung. Maßgeblich ist der durchschnittliche kWh-Preis inkl. aller Preisbestandteile (Arbeitspreis, Grundpreis anteilig, Steuern/Abgaben). Die Erstattung darf die tatsächlich angefallenen Kosten nicht übersteigen.
- Erstattung nach Strompreispauschale: Erfolgt die Erstattung pauschal, richtet sie sich nach den jeweils geltenden Pauschbeträgen, Voraussetzungen und Nachweisen gemäß dem genannten BMF-Schreiben in der aktuellen Fassung. Erforderliche Nachweise (insb. Fahrzeugtyp, Dienstwagennutzung, Heimladen) sind vom Arbeitnehmer vorzulegen.
- Abrechnung und Fristen: Die Abrechnung erfolgt monatlich mit der Entgeltabrechnung für den Vormonat. Nachweise sind bis zum 5. des Folgemonats einzureichen. Bei fehlenden oder unplausiblen Nachweisen kann der Arbeitgeber die Erstattung bis zur Klärung aussetzen.
- Anrechnung und Doppelleistungen: Vom Arbeitgeber bereits über Ladekarten, Stromlieferverträge, Zuschüsse oder sonstige Leistungen übernommene Stromkosten werden angerechnet. Doppelerstattungen sind ausgeschlossen.
- Höchstgrenze (optional): Der Arbeitgeber erstattet bis zu einem Höchstbetrag von ... Euro pro Monat. Darüber hinausgehende Beträge werden nicht erstattet. Gesetzliche Pauschbeträge bleiben hiervon unberührt, soweit deren Anwendung ausgewählt wurde.
- Ändern sich gesetzliche oder verwaltungsrechtliche Vorgaben, passt der Arbeitgeber die Abwicklung an die jeweils geltende Rechtslage an. Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Begünstigungen werden im zulässigen Rahmen genutzt.
- Erhobene Daten (z. B. Ladeprotokolle, Zählerstände, Stromrechnungen) werden ausschließlich zur Abwicklung der Erstattung und für die Entgeltabrechnung verarbeitet und nach den gesetzlichen Fristen aufbewahrt.
§ 2 Zusätzlichkeitsvoraussetzung
Die genannten Leistungen werden zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt (§ 8 Abs. 4 EStG). Sie sind weder Bestandteil einer Gehaltsumwandlung noch Ergebnis eines Gehaltsverzichts. Eine bestehende Vergütung wird durch die Leistungen nicht berührt. Der Arbeitnehmer erhält die Leistungen unabhängig von variablen Entgeltbestandteilen oder Zielvereinbarungen.
§ 3 Steuerliche Behandlung
- 1. Leistungen nach § 1 Nr. 1 und Nr. 2 sind gemäß § 3 Nr. 46 EStG steuerfrei.
- 2. Für Leistungen nach § 1 Nr. 3 und Nr. 4 wird die Lohnsteuer gemäß § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 6 EStG pauschal mit 25 Prozent erhoben. Der Arbeitgeber übernimmt die pauschale Lohnsteuer.
- 3. Leistungen nach § 1 Nr. 5 sind gemäß § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei.
§ 4 Nachweispflichten
Der Arbeitnehmer verpflichtet sich, auf Verlangen des Arbeitgebers geeignete Nachweise über die Verwendung der Leistungen (z. B. Rechnungen, Stromverbrauchsnachweise durch separaten Zähler) vorzulegen.
§ 5 Schlussbestimmungen
- 1. Diese Zusatzvereinbarung tritt am ... in Kraft und gilt bis auf Widerruf.
- 2. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Schriftform.
... ...
Ort, Datum Unterschriften
Anmerkung: Sie müssen bei § 1 (Gegenstand der Vereinbarung) natürlich nicht alle dort unter 1. bis 5. aufgelisteten Leistungen gewähren, sondern können auswählen. Entsprechend wäre der Mustervertrag dann anzupassen.
Anpassung der Lohnabrechnungssysteme
Zuschüsse und Übereignungen sind teilweise pauschal zu versteuern. Daher ist die technische Integration entscheidend. Sie sollten in Ihrem Autohaus sicherstellen, dass Ihr Lohnabrechnungssystem die pauschale Lohnsteuer korrekt abbilden kann. Auch die Dokumentation der gewährten Leistungen ist sicherzustellen (Lohnkonto-Belege). Bei der Strompreispauschale müssen Sie das jährliche Wahlrecht dokumentieren; auch die Nachweise sind zu hinterlegen.
Interne Richtlinien und Kommunikation
In einem weiteren Schritt sollten Sie eine Richtlinie für Ihre Lohnbuchhaltung erstellen und eine Mitarbeiter-Information (FAQ) bereitstellen.
- Elektromobilität: Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag „Leistungen im Zusammenhang mit der Nutzung von Elektro- oder Hybridelektrofahrzeugen“ auf iww.de/asr → Abruf-Nr. 50656656
- Elektromobilität: Muster-Policy zur steuer- und sozialversicherungsfreien Erstattung privater Stromkosten → Abruf-Nr. 50656049
AUSGABE: ASR 2/2026, S. 18 · ID: 50674880
