Vom richtigen Umgang mit E-Rechnungen: Neuerungen durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2025

Im BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Az. III C 2 – S 7287-a/00019/007/243, Abruf-Nr. 251120) werden zwei wesentliche Kategorien möglicher Fehler unterschieden. Es handelt sich dabei um

Das BMF-Schreiben differenziert in Formatfehler sowie inhaltliche Fehler.

Eine Datei, die auf Grund von Formatfehlern (vgl. BMF-Schreiben, Rz. 6a) die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz nicht erfüllt, stellt eine sog. sonstige Rechnung dar. Diese ermöglicht dennoch den Vorsteuerabzug, sofern die Pflichtangaben im Sinne des § 14 Abs. 4 UStG erfüllt werden. Formatfehler liegen vor, wenn die Rechnungsdatei nicht den zulässigen technischen Vorgaben entspricht oder keine richtige und vollständige Extraktion der Daten für die Finanzverwaltung zulässt. Ob ein Formatfehler vorliegt, kann mit einer geeigneten Validierungsanwendung überprüft werden.

Wichtig | Nach dem Ende der Übergangsregelung – in der Regel nach dem 31.12.2026 spätestens nach dem 31.12.2027 – ist ein Vorsteuerabzug nur zulässig, sofern eine E-Rechnung im „richtigen“ Format vorliegt. Damit ist der Rechnungsempfänger verpflichtet, die Richtigkeit der eingehenden E-Rechnung zu prüfen. In diesem Zusammenhang ist entscheidend, dass der maschinenlesbare Datensatz die entscheidende Grundlage für die Rechnungsbestandteile und deren Richtigkeit ist. Der PDF-Teil, der im ZUGFeRD-Format mitgeliefert ist, ist unbedeutend.

Inhaltliche Fehler der Geschäftsregeln (vgl. BMF-Schreiben, Rz. 35) können sich dadurch ergeben, dass die in einer Rechnung enthaltenen Informationen

Diese Abweichungen ergeben sich aus den unterschiedlichen Rechnungsformaten. Eine ZUGFeRD-Rechnung entspricht nicht (automatisch) einer XRechnung, da die Anzahl und der Aufbau der Felder unterschiedlich sind. Beide Formate basieren zwar auf der europäischen Norm EN 16931, d. h. sie haben denselben inhaltlichen Kern (Pflicht- und Kannfelder). Aber sie unterscheiden sich in Struktur, Syntax und Erweiterungsmöglichkeiten. Daher variiert die Gesamtzahl der technischen Felder (XML-Elemente) deutlich.

Betrifft der Geschäftsregelfehler die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben, liegt eine nicht ordnungsmäßige Rechnung vor (vgl. BMF-Schreiben, Rz. 35a). Das kann z. B. sein, wenn bestimmte Felder nicht befüllt werden und damit umsatzsteuerliche Pflichtangaben im Datensatz der E-Rechnung fehlen. Im Ergebnis ist der Vorsteuerabzug dann grundsätzlich ausgeschlossen. Folgende steuerrechtliche Gefahren können sich daraus ergeben:

Um das zu vermeiden, müssen die E-Rechnungsdaten validiert werden. Nach dem BMF-Schreiben ersetzt eine Validierung nicht die Ihnen obliegende Pflicht zur Überprüfung der Rechnung, sondern unterstützt Sie hierbei. Sie können sich dabei auf das technische Ergebnis einer Validierung (hinsichtlich des Formats und der Geschäftsregeln) durch eine geeignete Validierungsanwendung verlassen. Zum Nachweis sollten Sie jedoch unbedingt den Validierungsbericht aufzubewahren.

Als Validatoren eigenen sich z. B.

Die umsatzsteuerrechtlichen Risiken (debitorische und kreditorische) einer E-Rechnung können Sie mit Hilfe eines Validators vermeiden oder zumindest minimieren. Jedoch sollte die Validierung technisch in das bestehende (ERP-)System integriert sein, um

Bei Tools, die „händisch“ im Internet bedient werden, stellen sich jedoch Fragen zur Datensicherheit und zur Prozessnachvollziehbarkeit der Validierung. Der Verarbeitungsprozess muss von der Entstehung bis zur Abwicklung noch Jahre später – z. B. durch eine Betriebsprüfung – nachvollziehbar sein.

Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format besteht aus einem PDF und einem XML-Datensatz. Wie bereits ausgeführt ist immer der XML-Datensatz führend. Ein zulässiges elektronisches Rechnungsformat muss gewährleisten, dass die Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können (vgl. BMF-Schreiben, Rz. 24). Daraus ergibt sich die Zulässigkeit von strukturierten Rechnungsformaten, die der Normenreihe EN 16931 entsprechen. Dass eine E-Rechnung die Anforderungen der Normenreihe EN 16931 erfüllt, kann z. B. durch die Nutzung einer geeigneten Validierungsanwendung überprüft werden (s. o.).

Das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung

Das elektronische Format muss sich also automatisiert in ein EN-16931-konformes Format überführen lassen und damit mit den verpflichtenden E-Rechnungssystemen zusammenarbeiten können:

Eine E-Rechnung wird wie eine normale Rechnung nach § 14 und § 14a UStG berichtigt, jedoch muss die Berichtigung im gleichen Format erfolgen. Das bedeutet, dass der Rechnungsaussteller eine neue E-Rechnung mit eindeutiger Bezugnahme auf die ursprüngliche Rechnung ausstellen muss. Eine Übermittlung der korrigierten Daten in einer anderen Form, wie bspw. als E-Mail mit einer PDF-Datei, ist nicht ausreichend.

Um eine E-Rechnung zu berichtigen, sollten Sie wie folgt vorgehen:

Mindert sich nach Rechnungsausstellung die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG, ist keine Rechnungsberichtigung erforderlich. Beispiele hierfür sind Skonti, Nachlässe aufgrund von Mängelrügen ohne Auswirkungen auf die abgerechnete Leistung oder eine Rückgängigmachung einer Leistung (vgl. BMF-Schreiben, Rz. 51a f., 52b).

Nach Rz. 51b des BMF-Schreibens kann die Rechnungsberichtigung – unter der Voraussetzung einer vorherigen Vereinbarung – auch in Form einer Gutschrift durch den Leistungsempfänger erfolgen (§ 14 Abs. 2 S. 5 und 6 UStG). In diesem Fall ist in der Gutschrift in spezifischer und eindeutiger Weise auf die ursprüngliche Rechnung hinzuweisen (§ 31 Abs. 5 UStDV).

Wenn eine Rechnung ursprünglich als E-Rechnung hätte ausgestellt werden müssen, aber stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt wurde, muss die Berichtigung ebenfalls in der Form der E-Rechnung erfolgen, sobald die Pflicht zur E-Rechnung greift.

Nach § 14b Abs. 1 UStG müssen Sie ein Doppel jeder ausgehenden Rechnung acht Jahre lang aufbewahren. Dabei muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sein. Bei E-Rechnungen ist es ausreichend, wenn nur der strukturierte Teil aufbewahrt wird (vgl. BMF-Schreiben, Rz. 60). Eine Aufbewahrung des maschinenlesbaren Datenteils einer hybriden E-Rechnung (z. B. des PDF-Teils einer ZUGFeRD-Rechnung) ist nur dann erforderlich, wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke).

Für Zwecke der Umsatzsteuer gilt, dass alleine wegen einer Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems kein Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG und die Unversehrtheit des Inhalts i. S. v. § 14 Abs. 3 UStG vorliegt.

Eine Verfahrensdokumentation für den E-Rechnungsprozess ist ein zentrales Element eines ordnungsgemäßen digitalen Rechnungswesens und erfüllt sowohl steuerliche als auch organisatorische und unternehmerische Anforderungen. Steuerrechtlich dient sie als Nachweis der GoBD-Konformität. Sie dokumentiert, dass die Prozesse zur Bearbeitung, Prüfung, Archivierung und Sicherung elektronischer Rechnungen nachvollziehbar und unveränderbar sind.

Prozessual sorgt die Verfahrensdokumentation für klare, standardisierte und transparente Abläufe. Sie beschreibt alle Schritte vom Rechnungseingang über die Prüfung und Freigabe bis zur Buchung und langfristigen Archivierung sowie die eingesetzten Systeme und Kontrollmechanismen. Dadurch werden Fehler reduziert, interne Kontrollen gestärkt und die Revisions- und Prüfungssicherheit erhöht. Unternehmerisch leistet die Verfahrensdokumentation einen Beitrag zu Compliance, professioneller Unternehmensführung und Risikomanagement.

Mit der Einführung der E-Rechnung verändert sich die Prüfungsarbeit der Finanzverwaltung grundlegend. Statt papierbasierter Einzelfallprüfungen rücken digitale, datenbasierte und risikoorientierte Prüfverfahren in den Mittelpunkt. Da E-Rechnungen strukturierte Daten liefern, können steuerliche Sachverhalte heute schon und künftig automatisiert analysiert und Auffälligkeiten frühzeitig erkannt werden. Die Finanzverwaltung wird zukünftig weniger einzelne Belege prüfen, sondern vermehrt auf Datenanalysen, Plausibilitätsprüfungen und algorithmengestützte Risikobewertungen zurückgreifen.

In diesem Zusammenhang gewinnt die Verfahrensdokumentation weiter an Bedeutung, da sie die korrekten Abläufe, Zuständigkeiten und technischen Sicherungsmaßnahmen belegt.