BetriebsprüfungBFH: E-Mails als vorzulegende Handels- und Geschäftsbriefe
| Die Finanzverwaltung ist im Rahmen der Außenprüfung grundsätzlich berechtigt, vom Steuerpflichtigen sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug anzufordern. Dies hat der BFH klargestellt und den Rahmen skizziert. |
Dass zu den aufzubewahrenden Handels- und Geschäftsbriefen auch E-Mails zählen, hatte der BFH bereits entschieden (BFH, Urteile vom 24.06.2009, Az. VIII R 80/06, Abruf-Nr. 093170 und 12.02.2020, Az. X R 8/18, Abruf-Nr. 217354). Dies gilt jedenfalls insoweit, als die E-Mail selbst – und nicht lediglich ihr Anhang – rechnungslegungsrelevante Informationen enthält; ansonsten ist jedenfalls der Anhang aufzubewahren. Vor dem Hintergrund ist nach Ansicht des BFH nichts dagegen einzuwenden, wenn der Betriebsprüfer die Vorlage derjenigen E-Mails verlangt, die sich auf die Vorbereitung, den Abschluss und auch auf die Durchführung eines Handelsgeschäfts beziehen. Mangels Rechtsgrundlage ist es der Finanzverwaltung aber verwehrt, ein sog. Gesamtjournal zu verlangen, das einerseits erst noch erstellt werden müsste und andererseits auch Informationen zu solchen E-Mails enthält, die keinen steuerlichen Bezug haben (BFH, Beschluss vom 30.04.2025, Az. XI R 15/23, Abruf-Nr. 250230).
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