FAQ zur elektronischen Patientenakte: So vermeiden Sie Honorarverluste

Die elektronische Patientenakte ist eine Anwendung der Telematikinfrastruktur (TI). Sie ist ein lebenslanger, digitaler Speicherort für individuelle Gesundheitsdaten. Die Speicherung erfolgt auf sicheren Cloud-Servern der Krankenkassen innerhalb der TI. Dort können alle Ärzte, Zahnärzte und andere medizinische Einrichtungen sowie die Patienten selbst medizinische Daten und Unterlagen speichern.

Die Patienten können über eine spezielle ePA-App ihrer Krankenkasse darauf zugreifen, die Zahnarztpraxis nutzt dazu ihr Praxisverwaltungssystem (PVS).

Zwischenzeitlich wird jedem GKV-Patienten die ePA eingerichtet, es sei denn, er widerspricht ausdrücklich (Opt-out-Lösung). Insofern bleibt es letztlich bei einer freiwilligen Nutzung durch die Patienten. Auch bei der späteren konkreten Nutzung können sie jederzeit im Einzelfall noch widersprechen.

Durch die gebündelte Speicherung von immer mehr medizinischen Daten, auch aus anderen Behandlungsbereichen, bietet sich grundsätzlich die Chance, schneller auf Gesundheitsdaten der Patienten zugreifen zu können. Das kann wichtig sein, wenn beispielsweise Allergien zu beachten sind. Auch bei der Medikation kann die Sicherheit höher werden, wenn es zum Beispiel um Wechselwirkungen geht.

Künftig wird das Ausfüllen des papiergebundenen Zahnbonusheftes entfallen, wenn die Umstellung auf das eBonusheft erfolgt ist. Zudem können unnötige Doppeluntersuchungen bzw. -behandlungen vermieden werden.

Diese sind in aller Regel bereits vorhanden. Benötigt werden ein Konnektor, Kartenterminals und ein SMC-B (Praxisausweis). Für das PVS ist ein Update erforderlich, welches die Softwarehersteller zertifizieren lassen und bereitstellen. Es ist mindestens ein elektronischer Zahnarztausweis (eHBA) in der Praxis notwendig, um auf die ePA zugreifen zu können. Das ist aus rechtlichen Gründen erforderlich und auch üblich.

Aktuell sind nur PDF/A-Dokumente für unstrukturierte Daten vorgesehen. Strukturierte Daten können künftig bspw. als medizinisches Informationsobjekt (MIO) abgespeichert werden.

Gängige Bilddateien, wie .jpg, .png, .tiff usw., sind derzeit noch nicht möglich, sollen aber später ermöglicht werden. Für die Übertragung von Röntgenaufnahmen bedeutet das im Moment, dass diese Bilddateien vorher in das Format PDF/A umzuwandeln sind.

Bezüglich der Dateigröße einzelner Dokumente besteht aktuell eine Beschränkung von 25 MB. Ggf. muss das Dokument verkleinert werden. Es ist aber auch hier vorgesehen, größere Dateien künftig direkt in die ePA übertragen zu können.

Die Zahnarztpraxis erhält eine monatliche TI-Pauschale. Darin ist grundsätzlich auch diese Anwendung der TI enthalten. Es gibt also keine gesonderte Erstattung von Einzelpauschalen für die ePA. Allerdings sind im BEMA konkrete Leistungen festgelegt worden, wenn die ePA erstmals befüllt bzw. aktualisiert wird. Das gilt sinngemäß auch für die Aktualisierung des elektronischen Medikationsplans bzw. des Notfalldatensatzes. Zu den entsprechenden BEMA-Nrn. ePA1, ePA2, eMP und NFD siehe auch den Beitrag AAZ Nr. 10/2024, Seite 5 ff.

Das Befüllen der ePA wird i .d. R. dann relevant, wenn ein sog. „Behandlungskontext“ vorliegt. Dieser entsteht beim Einstecken der eGK. Damit erhält die Praxis automatisch für 90 Tage Zugriff auf die ePA, wenn der Versichertenstammdatenabgleich erfolgreich war. Das bedeutet, dass die Patienten keine gesonderte Erlaubnis für den Zugriff erteilen müssen. Die Frist von 90 Tagen kann von den Patienten aktiv verkürzt oder verlängert werden.

Zudem besteht die Möglichkeit, dass Patienten der Zahnarztpraxis über die ePA-App ihrer Krankenkasse auch unabhängig vom Behandlungskontext den Zugriff auf die ePA ermöglichen.

Wichtig — Es ist nicht erforderlich, bei jedem Patientenkontakt Einsicht in die ePA zu nehmen. Nur dann, wenn sich aufgrund der Anamnese ein fallspezifischer Grund ergibt, bestimmte Dokumente oder Vorbefunde anzuschauen, muss das erfolgen. Das kann bspw. die Erwähnung eines zurückliegenden Krankenhausaufenthaltes o. Ä. sein. Es muss also ein konkreter Anlass für die Einsichtnahme in die ePA vorliegen.

Zu dieser Frage gibt es ausführliches Informationsmaterial (s. u.). Die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV) vertritt folgende Auffassung: Zahnarztpraxen müssen die ePA nur dann befüllen, wenn folgende Voraussetzungen gegeben sind:

Befunddaten, die nur der internen Behandlungsdokumentation dienen, alte Befunde oder Informationen aus zurückliegenden Behandlungen werden von der Praxis nicht eingestellt. Hier sind die o. g. Voraussetzungen nicht gegeben.

Informationen in Papierform müssen von der Krankenkasse eingepflegt werden. Die Krankenkassen sind verpflichtet, innerhalb von 24 Monaten zweimal jeweils bis zu zehn Dokumente zu digitalisieren und einzustellen. Das können allerdings auch die Patienten selbst übernehmen.

Für das Befüllen der ePA hat die Praxis standardmäßig bis zu 90 Tage Zeit. Diese Arbeiten können also in die üblichen Arbeitsabläufe integriert werden. Lediglich dann, wenn die Patienten die Zugriffszeit verkürzt haben, muss eher reagiert werden. Wenn die Zugriffsberechtigung abgelaufen ist, können bis zum nächsten Behandlungskontext keine Daten mehr eingestellt werden. Deshalb sollte die Befüllung zeitnah nach der Behandlung erfolgen.

Die Daten in den ePA unterliegen der gleichen Sicherheitsarchitektur wie die anderen Anwendungen der TI. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und so gespeichert, dass auch die Betreiber keinen Zugriff auf die Daten erhalten. Alle Anwender müssen sich eindeutig durch Identitätsnachweise legitimieren.

Die Zahnarztpraxis greift über ihr Praxisverwaltungssystem (PVS) auf die ePA zu. Jeder Computerarbeitsplatz in der Praxis, mit dem auf die ePA zugegriffen werden soll, muss über das Netzwerk mit dem Konnektor und demjenigen Kartenterminal verbunden sein, in dem der Praxisausweis SMC-B steckt. Sinngemäß gilt das auch für alle anderen an der medizinischen Versorgung Beteiligten, wie Ärzte, Krankenhäuser oder Apotheken, sowie künftig auch für Heilberufler und Pflegeeinrichtungen.

Patienten greifen mit der ePA-App ihrer Krankenkasse zu. Jede Krankenkasse hat eine eigene App. Wenn kein Smartphone vorhanden ist, funktioniert der Zugriff auch über einen PC.

Fehlt selbst das, können Patienten über Ombudsstellen der Krankenkassen ihre Zugriffe und Widersprüche verwalten lassen. Dann können allerdings keine Daten eingesehen, hochgeladen oder gelöscht werden. Patienten können sich jedoch durch eine Vertrauensperson vertreten lassen, die für sie mit ihrer ePA die Daten verwaltet.

Krankenkassen können nur auf die von ihr eingestellten Leistungsdaten zugreifen, um dieselben einzupflegen. Auf die übrigen Daten, wie Befundberichte usw., können sie nicht zugreifen. Die Krankenkassen laden die Leistungsdaten der abgerechneten Leistungen in die ePA hoch, wenn die Versicherten nicht widersprechen.

Es müssen nur Daten aus der aktuellen Behandlung eingepflegt werden. Eine darüber hinausgehende Verpflichtung, Inhalte zu aktualisieren, besteht nicht, ausgenommen bei den Daten eines elektronischen Medikationsplans. Das ist aber vorrangig für Arztpraxen wichtig.

Wenn festgestellt wird, dass selbst eingestellte Daten objektiv falsch sind, können diese jederzeit korrigiert werden. Daten von anderen Zahnärzten, Ärzten usw. können nicht korrigiert werden. Das ist weder zulässig noch technisch möglich.

Die ePA ersetzt nicht die Behandlungsdokumentation. Sie ist eine rein patientengeführte Akte. Sowohl die berufsrechtlichen als auch die vertragszahnärztlichen Pflichten der Zahnärzte zur Dokumentation aller medizinisch relevanten Informationen einer Behandlung in der praxiseigenen Patientendokumentation bestehen uneingeschränkt fort.

Aus der eigenen Dokumentation können ggf. Kopien in die ePA eingestellt werden, insbesondere dann, wenn die Patienten eine solche Kopie verlangt hatten. Das ersetzt aber nicht den Anspruch auf eine Papierkopie. Es erfolgt ggf. zusätzlich.

Die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung hat auf ihrer Internetseite ein umfangreiches Informationspaket zur ePA eingestellt. Es wird u. a. auf eine Online-Fortbildung und auf einen Erklärfilm der gematik verlinkt. Sie finden auch einen Praxisaushang.

Dort findet sich auch die wichtigste Übersicht zum Download, nämlich die dreispaltige Darstellung der Daten, die eingestellt werden müssen (entweder grundsätzlich oder auf Wunsch der Patienten) bzw. derjenigen, die nicht eingestellt werden müssen.