Vorsicht bei der Vorfrist

Die Parteien streiten um Schadenersatz- und Kautionsrückzahlungsansprüche aus einem beendeten Mietverhältnis. Das AG hat der Klage teilweise stattgegeben. Gegen das Urteil hat die Klägerin fristgerecht Berufung beim LG eingelegt. Eine Berufungsbegründungsschrift ist bis zum Ablauf der Berufungsbegründungsfrist am 22.1.24 nicht beim LG eingegangen. Auf einen Hinweis hat die Klägerin wegen Versäumung der Berufungsbegründungsfrist Wiedereinsetzung beantragt und zugleich die Berufung begründet.

Zur Begründung hat die Klägerin unter Vorlage einer anwaltlichen Versicherung ihrer Prozessbevollmächtigten und einer eidesstattlichen Versicherung der Rechtsanwaltsfachangestellten B. im Einzelnen zur Berechnung und zum Vermerk der Fristen auf und in der Handakte, zur Eintragung im Fristenkalender und zur Organisation der Kontrolle und Vorlage der Akten mittels eines speziellen Fristenwagens vorgetragen. Jeden Morgen prüfe die Mitarbeiterin den Fristenkalender auf ablaufende und noch nicht gestrichene Fristen. Die Akten entnehme sie dem Fristenwagen und lege diese der Prozessbevollmächtigten zur weiteren Bearbeitung vor. Hier habe die Mitarbeiterin das zutreffend berechnete Ende der Berufungsbegründungsfrist aufgrund eines Versehens nicht in den Kalender eingetragen. Nach einem Posteingang auf die Nachfrage der Prozessbevollmächtigten, ob das Berufungsverfahren durchgeführt werden solle, habe die Mitarbeiterin die Akte am 15.11.23 wegen des dort vermerkten Fristablaufs in der Folgewoche sogleich in den Fristenwagen gehängt. Am 22.1.24 habe die Mitarbeiterin aus nicht nachvollziehbaren Gründen abends die Kontrolle des Fristenwagens versäumt und die Akte deshalb erst am 23.1.24 vorgelegt. Das LG hat den Wiedereinsetzungsantrag zurückgewiesen und die Berufung der Klägerin als unzulässig verworfen. Die dagegen gerichtete Rechtsbeschwerde hat keinen Erfolg (BGH 17.6.25, VIII ZB 54/24, Abruf-Nr. 249232).

Der BGH folgt dem LG im Ergebnis, nicht in der Begründung. Er stellt zunächst die Voraussetzungen für die Gewährung der Wiedereinsetzung in den vorigen Stand nach § 233 Abs. 1 S. 1 ZPO bei anwaltlicher Vertretung der Partei dar.

Wiedereinsetzung in den vorigen Stand kann nach der BGH-Rechtsprechung nur gewährt werden, wenn jedes ursächliche (Mit-)Verschulden der Partei oder ihres Anwalts (§ 85 Abs. 2 ZPO) ausgeräumt wird. Fehler des Büropersonals hindern eine Wiedereinsetzung hingegen nicht, solange den Prozessbevollmächtigten kein eigenes Verschulden trifft, etwa in Form eines Organisations- oder Aufsichtsverschuldens (BGH NJW 23, 69; NJW 23, 3432; NJW-RR 24, 266; 10.12.24, VIa ZR 388/24). Die Partei muss einen Verfahrensablauf vortragen und glaubhaft machen (§ 236 Abs. 2 S. 1 ZPO), der ein Verschulden an der Nichteinhaltung der Frist zweifelsfrei ausschließt. Verbleibt die Möglichkeit, dass die Einhaltung der Frist durch ein Verschulden des Prozessbevollmächtigten der Partei versäumt worden ist, ist der Antrag auf Wiedereinsetzung unbegründet. Ein Organisationsverschulden der Prozessbevollmächtigten der Klägerin wegen fehlender Erledigungsvermerke für die Eintragung notierter Fristen in den Fristenkalender sieht der BGH – anders als das LG – nicht.

Die Sorgfaltspflicht in Fristsachen verlangt von einem Rechtsanwalt, alles ihm Zumutbare zu tun, um die Wahrung von Rechtsmittelfristen zu gewährleisten. Für den Fall, dass die Berechnung und Notierung von Fristen – wie hier – einer gut ausgebildeten, als zuverlässig erprobten und sorgfältig überwachten Bürokraft überlassen wird, muss durch geeignete organisatorische Maßnahmen sichergestellt sein, dass die Fristen zuverlässig festgehalten und kontrolliert werden. Um eine Gegenkontrolle durch den Rechtsanwalt anhand der Handakte zu ermöglichen, ist es u.a. erforderlich, dass die Rechtsmittelfristen in der Handakte notiert werden und die Handakte durch entsprechende Erledigungsvermerke oder auf sonstige Weise erkennen lässt, dass die Fristen in den Fristenkalender eingetragen worden sind (st. Rspr.; BGH 29.1.22, XII ZB 9/22).

Wird dem Rechtsanwalt die Sache im Zusammenhang mit einer fristgebundenen Prozesshandlung zur Bearbeitung vorgelegt, muss er die Einhaltung seiner Anweisungen zur Berechnung und Notierung laufender Rechtsmittelfristen einschließlich deren Eintragung in den Fristenkalender eigenverantwortlich prüfen. Dabei kann er sich (jedoch) grundsätzlich auf die Prüfung des Erledigungsvermerks in der Handakte beschränken (BGH 23.1.13, XII ZB 167/11).

Die hier getroffenen Vorkehrungen genügten diesen Grundsätzen. Hier war schon die vorgeschriebene Reihenfolge, zunächst die errechnete Frist im Fristenkalender und erst danach im Vorblatt der Handakte zu notieren, geeignet, sicherzustellen, dass nur solche Fristen in der Handakte notiert werden, die zuvor in den Fristenkalender eingetragen wurden. Eines ausdrücklichen Erledigungsvermerks bedarf es in diesen Fällen nicht. Ein Organisationsverschulden der Prozessbevollmächtigten ergibt sich auch nicht aus der Arbeitsanweisung, wonach die Fristen zunächst auf dem eingegangenen und auf die Handakte gehefteten Schriftstück notiert werden, und erst danach im Fristenkalender.

Zwar gehört nach dem BGH zu einer ordnungsgemäßen Büroorganisation die klare Anweisung, dass stets und unter allen Umständen zuerst die Fristen im Kalender eingetragen werden müssen, bevor ein entsprechender Erledigungsvermerk in der Handakte eingetragen werden kann. Sieht die Organisationsanweisung nicht vor, dass in der Handakte Erledigungsvermerke anzubringen sind, genügt es, wenn die Arbeitsanweisung vorschreibt, dass die Fristen zunächst im Fristenkalender zu notieren sind und erst dann in der Akte. Diese Rechtsprechung erfordert aber nicht, dass die erste Notierung der Frist in der Anwaltskanzlei direkt im Fristenkalender erfolgt, sondern nur, dass der Erledigungsvermerk in der Handakte – oder die diesem vergleichbare Maßnahme – erst nach der Eintragung der Frist in den Fristenkalender erfolgt.

Die dem Erledigungsvermerk in der Handakte gleichgestellten Maßnahmen bestehen hier im – nach der allgemeinen Arbeitsanweisung erst nach der Eintragung der Frist in den Fristenkalender erfolgenden – Anbringen eines roten Klebezettels mit dem Datum des Fristablaufs und dem Fristgrund außen auf der Akte sowie in der allgemeinen Arbeitsanweisung, welche in der Arbeitsreihenfolge die Eintragung einer Frist in das Vorblatt der Handakte erst nach der Eintragung der Frist in den Fristenkalender vorsieht. Der Erfolg der Rechtsbeschwerde scheitert dennoch daran, dass die Prozessbevollmächtigte der Klägerin keinen Verfahrensablauf vorgetragen und glaubhaft gemacht hat, der ihr Verschulden an der Nichteinhaltung der Frist zweifelsfrei ausschließt. Ihr Organisationsverschulden besteht darin, dass sie kein Notieren einer einwöchigen Vorfrist zur Berufungsbegründungsfrist in den Fristenkalender angeordnet hatte.

Beachten Sie — Jedenfalls bei solchen Prozesshandlungen, deren Vornahme ihrer Art nach mehr als nur einen geringen Aufwand an Zeit und Mühe erfordert, wie dies oft bei Rechtsmittelbegründungen der Fall ist, gehört zu den vom Rechtsanwalt zu treffenden organisatorischen Vorkehrungen die allgemeine Anordnung, außer dem Datum des Fristablaufs zusätzlich eine grundsätzlich etwa einwöchige Vorfrist zu notieren. Das Eintragen einer Vorfrist bietet eine zusätzliche Fristensicherung. Sie kann die Fristwahrung in der Regel selbst dann gewährleisten, wenn die Eintragung einer Rechtsmittelbegründungsfrist versehentlich unterblieben ist (BGH 20.11.18, XI ZB 31/17; NJW-RR 23, 1284).

Die Klägerin hat hier nicht vorgetragen, dass ihre Prozessbevollmächtigte diese allgemeine Vorgabe bei der Organisation ihrer Kanzlei eingehalten oder eine entsprechende konkrete Einzelanweisung erteilt hätte. Die allgemeine Anordnung, am Freitag nach Arbeitsende die Handakten, in denen in der Folgewoche Fristen ablaufen, in den Fristenwagen zu sortieren, ist mit der gesonderten Eintragung einer Vorfrist in den Fristenkalender nicht vergleichbar. Die Sortierung der Akten in den Fristenwagen erfolgt (primär) anhand der im Fristenkalender für die Folgewoche eingetragenen Fristabläufe. Ist – wie hier – die Eintragung einer Rechtsmittelbegründungsfrist in den Fristenkalender versehentlich unterblieben, gewährleistet diese Arbeitsanweisung gerade keine Wahrung der Frist, auch wenn in Einzelfällen – wie hier – wegen eines Posteingangs die Handakte dennoch in den Fristenwagen gelangt. Hinzu kommt, dass die Vorlage der Akten aus dem Fristenwagen an die Prozessbevollmächtigte hier erst am Tag des Fristablaufs – also gerade ohne Gewährleistung einer Überprüfungs- und Bearbeitungszeit – und zudem allein anhand des Fristenkalenders erfolgt.

Die hier nach dem Vorbringen eingetragene Vorfrist zum 8.1.24 diente nicht der Sicherung der Bearbeitung der Berufungsbegründung und stand mit dem Ablauf der Berufungsbegründungsfrist am 22.1.24 auch nicht in hinreichendem zeitlichem Zusammenhang. Sie sollte nur der Abklärung der Frage dienen, ob von der Klägerin eine Durchführung des Berufungsverfahrens nach der von der Prozessbevollmächtigten nur vorsorglich eingelegten Berufung gewünscht war.

Beachten Sie — Der BGH erläutert ausführlich, weshalb er ohne einen vorherigen Hinweis auf die bislang nicht erörterte Problematik der Eintragung einer einwöchigen Vorfrist vor Ablauf der Rechtsmittelbegründungsfrist entscheiden konnte. Im Wiedereinsetzungsverfahren können nur erkennbar unklare oder ungenaue Angaben, deren Aufklärung nach § 139 ZPO geboten ist, über die Frist nach § 234 Abs. 1, § 236 Abs. 2 ZPO hinaus erläutert und vervollständigt werden. Hier fehlen Ausführungen zur Notierung einer allgemeinen Vorfrist im Wiedereinsetzungsantrag ganz. Die Anforderungen an eine wirksame Organisation des Fristenwesens und deren Darlegung im Rahmen eines Wiedereinsetzungsantrags sind bekannt und müssen einem Rechtsanwalt auch ohne richterliche Hinweise geläufig sein. Insoweit fehlender Vortrag erlaubt den Schluss darauf, dass entsprechende Sicherungsvorkehrungen gefehlt haben. Da nicht auszuschließen ist, dass bei Notierung einer einwöchigen Vorfrist die Berufungsbegründungsfrist gewahrt worden wäre, verbleiben die eingangs erwähnten Zweifel, die dem Erfolg eines Wiedereinsetzungsantrags nach den BGH-Maßstäben stets entgegenstehen.

Bei auf die Vorfrist bezogen unterstelltem ordnungsgemäßem Vorgehen wären die Akten rechtzeitig – und (etwa) zeitgleich mit dem am 15.1.24 in der Kanzlei eingegangenen Schreiben der Klägerin – vorgelegt worden. Es könne auch nicht davon ausgegangen werden, dass die Mitarbeiterin, nur weil sie einen Eintrag der Berufungsbegründungsfrist in den Fristenkalender versäumt hat, auch den Eintrag der Vorfrist in den Fristenkalender versäumt hätte. Es sei zumindest möglich, dass die zusätzliche Fristensicherung der Vorfrist gegriffen und die Mitarbeiterin nicht denselben Fehler zweimal gemacht und im Ergebnis zumindest die Vorfrist im Fristenkalender eingetragen hätte. Bei Vorlage der Akte am 15.1.24 hätte die Prozessbevollmächtigte rechtzeitig bemerkt, dass eine Berufungsbegründung oder ein (erster) Antrag auf Verlängerung der Berufungsbegründungsfrist noch nicht erstellt war. Hätte die Prozessbevollmächtigte nach Vorlage der Akten zur Vorfrist die Berufungsbegründung oder den (ersten) Antrag auf Verlängerung der Berufungsbegründungsfrist fristgerecht fertiggestellt und ihrer Mitarbeiterin mit der Weisung übergeben, den Schriftsatz bei Gericht einzureichen, wäre die Berufungsfrist nicht versäumt worden.

Es liegt auch kein Fall „überholender Kausalität“ vor, der angenommen werden kann, wenn die rechtliche Erheblichkeit eines Verschuldens des Prozessbevollmächtigten durch ein späteres, der Partei oder ihrem Vertreter nicht zuzurechnendes Ereignis entfällt. Hier hatte die Mitarbeiterin entgegen der allgemeinen Arbeitsanweisung (auch) die abendliche Kontrolle des Fristenwagens unterlassen. Die Kontrolle des Fristenwagens auf am gleichen Tag ablaufende Fristen war – so der BGH – jedoch weder dazu bestimmt noch geeignet, die sich aus der unterlassenen Eintragung einer Vorfrist ergebenden Risiken – vorliegend die fehlende Absicherung gegen eine versehentlich unterbliebene Eintragung der Berufungsbegründungsfrist in den Fristenkalender – aufzufangen. Bei gewöhnlichem Verlauf der Dinge wäre die Handakte wegen der fehlenden Eintragung der Berufungsbegründungsfrist in den Fristenkalender bereits gar nicht in den Fristenwagen gelangt. Der Umstand, dass sich die Handakte dennoch im Fristenwagen befand, ist allein auf den Posteingang am 15.1.24 zurückzuführen.

Die Entscheidung fasst die (hohen) Anforderungen des BGH an die organisatorischen Vorkehrungen zusammen, um Fristversäumnisse zu vermeiden. Bei aufwendigen Prozesshandlungen – wie einer Rechtsmittelbegründung – gehört dazu das Eintragen einer Vorfrist. Daneben ist eine sorgfältige Begründung des Wiedereinsetzungsantrags unerlässlich. Alle die Wiedereinsetzung begründenden Tatsachen sind darzulegen (§ 236 Abs. 2 S. 1 ZPO), nur Unklarheiten oder Ungenauigkeiten können Nachfragen auslösen und „nachgebessert“ werden.