Digitaler Workspace MS 365 hält Einzug in den Planeralltag: Wissenswertes für Ihre Anwendung

Klare und im Team abgestimmte Prozesse bestimmen die Auswahl der Tools.Dafür sollten folgende Regeln beachtet werden:

Basis ist der SharePoint, auf dem alle Dokumente und Apps zur einfachen Auffindbarkeit übersichtlich sortiert werden (siehe Beispiel unten). „Teams“ dient dabei als zentrale Kommunikationsplattform, in die alle Apps eingebunden sind. Besonders ist LOOP. Diese App kann selbstständig zur Projektorganisation genutzt werden, bietet aber v. a. sog. Komponenten, also Vorlagen wie Listen, Tabellen und Boards, die in alle anderen Apps integriert werden können und sich in Echtzeit in allen Anwendungen synchronisieren.

Terminpläne werden in der Branche traditionell mit MS Project erstellt. Neben der Basis-App gibt es vier weitere Versionen mit unterschiedlichem Leistungsumfang. Die Basis-Version genügt in vielen Fällen, zumal zunehmend auch Funktionen von Project in den Planner integriert sind, wie z. B. das Gantt-Chart.

Mit dem Copilot bietet Microsoft einen sehr nützlichen KI-Agenten. Dieser basiert auf ChatGPT. Man kann Texte und Bilder bearbeiten und generieren, Protokolle schreiben, Inhalte-Apps synchronisieren, Abläufe automatisieren. Der MS 365 Copilot ist kostenpflichtig und muss zusätzlich gekauft werden. Nur als Premium-Version ist er umfänglich und smart nutzbar. Der Workspace funktioniert auch ohne Copilot.

Hinweise für die praktische Anwendung im Architektur- und Ingenieurbüro:

Muster-Prompts bzw. konkrete Anwendungsfälle könnten wie folgt lauten:

Wichtig | Microsoft bietet im Zusatzmodul „Prompts“ mehrere hilfreiche Prompt-Vorschläge für die unterschiedlichsten Anwendungsfälle.

Nachfolgend schildert Chris Grässle von der Ingenieurgesellschaft Palmert & Grässle seine Erfahrungen zum Workspace und mit Copilot.

Als technischer Geschäftsführer eines Ingenieurbüros für die TGA (Landkreis Esslingen) habe ich das Ziel, unsere Prozesse agiler, schlanker und digitaler zu gestalten. Microsoft Copilot ist dabei eines der vielversprechendsten Werkzeuge unter den verfügbaren KI-Lösungen.

Die Integration in Outlook und Teams war besonders hilfreich. Ich kann innerhalb weniger Minuten eine professionelle Antwort an einen Bauherrn verfassen – mit einem passenden, ruhigen Ton, der auf unsere Beziehung abgestimmt ist. Besonders beeindruckend: Die automatische Zusammenfassung von Projekt-E-Mails – sogar mobil per Smartphone – inkl. Handlungsbedarfen. Das sparte mir täglich ca. 15–20 Minuten.

Bei der Erstellung eines Protokolls für eine Projektbesprechung greift Copilot auf die Meeting-Notizen aus Teams zurück. Der Entwurf ist zu 85 Prozent sofort verwendbar. Außerdem vereinfachen wir den Abschluss von Leistungen für unsere Kunden, durch die KI-gestützte Erstellung von Präsentationen auf Basis unserer Abschlussberichte oder anderer Projektdokumente.

Copilot ist kein „Autopilot“. Ohne strukturierte Datenbasis und klare Eingabeaufforderung bleibt die Qualität mittelmäßig. Erst mit gezieltem Prompten und einer sauberen SharePoint-Struktur entfaltet das System seine Stärke.Hilfreich ist dabei auch, dass Microsoft mittlerweile zahlreiche integrierte Prompt-Vorlagen bereitstellt – besonders für Einsteiger ein echter Gewinn.

Wer Copilot erfolgreich im Ingenieur- oder Architekturbüro einsetzen will, muss zuerst seine Dateninfrastruktur aufräumen – dann aber kann man sich auf ein echtes Effizienz-Upgrade freuen. Der Faktor Mensch darf bei aller KI-Euphorie nicht vergessen werden. Widerstände müssen durch gute Kommunikation und mit viel Geduld bei den Kollegen reduziert werden.