| Ab dem 1.1.25 wird die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland für alle Unternehmen und Behörden im B2B-Bereich verpflichtend. Die Checkliste fasst die für Kanzleien und Anwälte relevanten Aspekte zusammen, die sie im Rahmen der Einführung der E-Rechnung beachten sollten, und dient als Leitfaden, um den Empfang und den Versand von E-Rechnungen in der Kanzlei fristgerecht und effizient zu integrieren (online abrufbar unter iww.de/rvgprof, Abruf-Nr. 50228271). |
Übersicht / E-Rechnungspflicht für Kanzleien |
1. Beginn der E-Rechnungspflicht - Ab dem 1.1.25 besteht für Kanzleien die Pflicht, elektronische Rechnungen entgegenzunehmen.
- Ab dem 1.1.25 sind elektronische Rechnungen für alle geschäftlichen Mandanten (= B2B) mit Sitz in Deutschland erforderlich. Gestaffelte Übergangsregelungen erlauben bis längstens 2028 weiterhin den Versand von Papier- und PDF-Rechnungen.
2. Übergangsregelungen für Papier- und PDF-Rechnungen - Bis Ende 2026 sind Papierrechnungen per Post und PDF-Rechnungen (mit Zustimmung des Empfängers) erlaubt.
- Kleinere Kanzleien mit einem Jahresumsatz bis 800.000 EUR dürfen bis Ende 2027 Papier- und PDF-Rechnungen verwenden.
- Ab 2028 wird die Ausstellung von E-Rechnungen für alle Kanzleien uneingeschränkt verpflichtend.
3. Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht - Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR und Rechnungen an Privatkunden (= B2C).
- Die Pflicht gilt nur im Inland. Für internationale Mandanten bleibt die Papier- oder PDF-Rechnung nach Absprache möglich.
4. Definition der elektronischen Rechnung nach § 14 Abs. 1 S. 3 UStG - Eine elektronische Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt werden, das der europäischen Norm EN16931 entspricht und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
- Die Formate XRechnung und hybride ZUGFeRD-Rechnungen (XML-Datei für Verarbeitung plus lesbare PDF) ab der Version 2.0.1 sind zulässig und technologieoffen.
5. Übertragungswege und Einschränkungen - Die Übermittlung kann per E-Mail erfolgen; der Übertragungsweg ist gesetzlich nicht definiert.
- Unstrukturierte PDFs gelten ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung und sind ab 2028 nicht mehr zulässig.
6. Vorbereitung der Kanzleien auf den Empfang von E-Rechnungen ab 2025 - Kanzleien müssen ab Januar 2025 zum Empfang von E-Rechnungen (EN16931) bereit sein; die Zustimmung des Empfängers ist nicht erforderlich.
- Empfohlen wird die Einrichtung eines zentralen E-Mail-Postfachs für E-Rechnungen sowie die Kommunikation des bevorzugten Formats an Lieferanten.
- Eingehende E-Rechnungen müssen revisionssicher und elektronisch archiviert werden.
- → siehe Checkliste „Vorbereitungsmaßnahmen der Kanzlei für E-Rechnungen“
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